Třídění e-mailů: průvodce pro lidi, kterým pošta přerostla přes hlavu
Doručená pošta má sloužit lidem, kteří od vás něco potřebují. Newslettery, oznámení a účtenky do ní patří jen výjimečně. Tady je, jak poštu třídit: ručně, pravidly a automaticky, s výhodami a slabinami každého přístupu.
Co třídění e-mailů znamená
Třídit e-maily neznamená mít dvacet složek. Znamená to oddělit zprávy, na které čeká člověk, od zpráv, které počkají: novinky, oznámení ze systémů, potvrzení objednávek, první zprávy od neznámých odesílatelů.
Dobrý systém má málo míst a jasná pravidla: doručená pošta pro lidi, jedna složka pro čtení na později, jedna pro newslettery a jedna pro to, co nechcete vidět vůbec.
- Doručená pošta: lidé a věci, které chtějí odpověď
- Na později: oznámení, účtenky, potvrzení
- Novinky: newslettery a nabídky, čtete je, až máte čas
- Čekárna: první zpráva od neznámého, rozhodnete jedním přesunem
Ruční třídění a složky
Nejjednodušší začátek: pár složek a návyk přesunout zprávu hned, jak ji přečtete. Funguje to, dokud pošty nepřibývá víc, než stihnete projít. Pak se ruční třídění stane další prací navíc.
Pokud začínáte, inspiraci najdete v článku o návycích a systému složek níže.
Pravidla a filtry v Outlooku, Gmailu a Seznamu
Pravidla přesunou zprávu podle odesílatele, předmětu nebo slova v textu. Jsou spolehlivá na pravidelné zprávy od stejných odesílatelů, třeba faktury od dodavatele nebo oznámení z e-shopu.
Slabina pravidel: musíte je napsat a udržovat. Nový newsletter, nová adresa dodavatele nebo změna předmětu a pravidlo přestane fungovat. A pravidlo v jednom programu obvykle neplatí v telefonu nebo ve webové poště.
Automatické třídění s AI přímo ve schránce
Automatický třídič posoudí každou novou zprávu sám, podle odesílatele, hlaviček a toho, s kým si píšete. Lidé, kterým jste někdy psali, zůstanou v doručené. Rutina odejde do složek.
InSortio třídí přímo ve vaší schránce přes IMAP. Složky vzniknou na serveru, takže třídění vidíte stejně v Outlooku, Thunderbirdu, Apple Mailu, webové poště i v telefonu. Nový program se učit nemusíte.
- Učí se z vašich přesunů: přesunete zprávu jinam a do pěti minut to ví
- Denní přehled e-mailem ukáže, co se odložilo, a zprávu vrátíte jedním kliknutím
- Natrvalo nic nemaže; složky i nastavení jsou vaše
- Funguje s Gmailem, Outlookem, Seznamem a dalšími schránkami s IMAP
Jak začít za deset minut
Připojte schránku, nechte InSortio projít poslední poštu a ráno se podívejte do doručené. Co se zatřídilo špatně, přesuňte; příště už to bude vědět. Prvních 30 dní je zdarma se vším včetně AI a bez platební karty.
Časté otázky k třídění e-mailů
Ne. InSortio třídí přímo ve schránce na serveru, takže dál používáte Outlook, Thunderbird, Apple Mail, webovou poštu nebo telefon.
Přesuňte zprávu tam, kam patří. InSortio přesun do pěti minut zaznamená a dalšího e-mailu od stejného odesílatele se to týká taky.
Natrvalo nic nemažeme. Zprávy se jen přesouvají do složek a z denního přehledu je vrátíte jedním kliknutím.
Ano, s každou schránkou, která podporuje IMAP: Gmail, Outlook a Microsoft 365, Seznam, firemní pošta na vlastní doméně a další.
Zítra ráno může být doručená poloprázdná.
Připojení schránky trvá dvě minuty. Prvních 30 dní máte všechno včetně AI.
- Bez platební karty
- Natrvalo nic nemažeme
- Zrušíte odpojením schránky