Pravidla v Outlooku, filtry v Gmailu a Seznamu: návod

Pravidla v Outlooku a filtry v Gmailu nebo v Seznam Emailu dělají totéž: když zpráva splní podmínku, třeba přijde od určitého odesílatele nebo má v předmětu slovo „faktura“, automaticky s ní něco udělají. Přesunou ji do složky, označí jako přečtenou nebo přepošlou. Nastavení zabere pár minut a ušetří vám ruční třídění každý den.

Níž najdete postup pro všechny tři služby, příklady pravidel, která se vyplatí, a také to, kdy pravidla přestanou stačit.

Jak pravidla a filtry fungují

Každé pravidlo má dvě části:

• Podmínku — kdy má zabrat. Například odesílatel je @banka.cz, předmět obsahuje „objednávka“, zpráva má přílohu.
• Akci — co se má stát. Přesunout do složky, označit štítkem, označit jako přečtené, přeposlat, smazat.

Některé služby přidávají i výjimky („kromě zpráv od…“) a možnost zastavit další pravidla, když jedno zabere.

Pravidla se obvykle uplatní jen na novou poštu. Na starou je musíte pustit ručně, pokud to služba umí.

Filtry v Gmailu krok za krokem

Gmail filtry vytváří přímo z vyhledávání. Funguje to takhle:

1. Do vyhledávacího pole nahoře klikněte na ikonu možností vyhledávání vpravo.
2. Vyplňte podmínky: Od, Komu, Předmět, Obsahuje slova, Neobsahuje, případně velikost nebo přílohu.
3. Klikněte na Vytvořit filtr.
4. Zvolte akci. Nejužitečnější jsou Přeskočit Doručenou poštu (archivovat) a Použít štítek. Kombinace obou funguje jako přesun do složky.
5. Chcete-li filtr použít i na zprávy, které už ve schránce máte, zaškrtněte volbu pro použití na odpovídající konverzace.
6. Potvrďte vytvoření filtru.

Rychlejší cesta je otevřít konkrétní zprávu, v nabídce pod třemi tečkami zvolit filtrování zpráv jako je tato a Gmail podmínku předvyplní.

Všechny filtry pak najdete v nastavení na kartě Filtry a blokované adresy. Tam je upravíte, smažete nebo vyexportujete do souboru a přenesete do jiného účtu.

Tip: do pole Obsahuje slova můžete psát i vyhledávací operátory Gmailu, například „list:“ pro poštu z mailing listů nebo „has:attachment“ pro zprávy s přílohou.

Pravidla v Outlooku krok za krokem

Outlook existuje ve více podobách a nabídky se mírně liší. Princip je ale všude stejný.

Outlook na webu a nový Outlook pro Windows

1. Otevřete Nastavení a v části Pošta zvolte Pravidla.
2. Klikněte na Přidat nové pravidlo a pojmenujte ho.
3. Vyberte podmínku, například Od, Předmět obsahuje nebo Je mi posláno.
4. Vyberte akci, nejčastěji Přesunout do a složku.
5. Volitelně přidejte výjimku a zaškrtněte Ukončit zpracování dalších pravidel, pokud nemají platit další pravidla.
6. Uložte. Existující pravidlo můžete u přehledu pravidel spustit i na stávající poštu.

Klasický Outlook na počítači

Pravidlo vytvoříte nejrychleji kliknutím pravým tlačítkem na zprávu a volbou Pravidla. Pro složitější podmínky slouží Spravovat pravidla a upozornění, kde vás provede průvodce.

Pozor na rozdíl mezi pravidly na serveru a pravidly jen v počítači. Pravidla, která běží jen v aplikaci (typicky ta s přehráním zvuku nebo tiskem), fungují, jen když máte Outlook zapnutý. Pokud chcete, aby pošta byla roztříděná i v telefonu, používejte jednoduché podmínky a akce, které umí server.

Outlook má navíc funkci Uklidit, která jedním kliknutím přesune nebo smaže všechnu poštu od vybraného odesílatele. Hodí se na jednorázový úklid.

Filtry v Seznam Emailu krok za krokem

Seznam Email nabízí filtry ve webovém rozhraní. Postup je jednoduchý:

1. Přihlaste se na webu a otevřete Nastavení.
2. Najděte sekci Filtry a zvolte přidání nového filtru.
3. Vyberte podmínku, typicky odesílatele, adresáta nebo text v předmětu.
4. Zvolte akci, nejčastěji přesun do složky. Složku si můžete předem založit v levém panelu.
5. Filtr uložte.

Protože filtr běží přímo u Seznamu, platí i pro poštu, kterou čtete v mobilní aplikaci nebo v jiném poštovním programu. Nabídka podmínek je jednodušší než v Gmailu nebo Outlooku, na běžné třídění podle odesílatele a předmětu ale stačí.

Pravidla, která se vyplatí mít

Nezačínejte desítkami pravidel. Těchto pět pokryje většinu běžné pošty:

1. Faktury a účtenky — předmět obsahuje „faktura“, „účtenka“ nebo „doklad“ → složka Účetnictví.
2. Banka — odesílatel z domény vaší banky → složka Banka.
3. Newslettery — zpráva obsahuje „odhlásit“ nebo „unsubscribe“ → složka Novinky.
4. Oznámení z e-shopů a dopravců — odesílatel obsahuje „noreply“ nebo „no-reply“ → složka Později.
5. Kopie — nejste v poli Komu, jen v kopii → složka Kopie.

Podmínky stavte na adrese odesílatele, ne na jeho jméně. Zobrazované jméno si může napsat kdokoli, takže by pravidlo podle jména šlo snadno zneužít.

Jak pravidla udržet přehledná

• Pojmenujte je podle účelu, například „Faktury do Účetnictví“. Za půl roku budete vědět, co dělají.
• Konkrétnější pravidla dejte nahoru. Kde se pravidla vyhodnocují postupně, platí první, které zabere.
• Nové pravidlo nejdřív vyzkoušejte tím, že stejnou podmínku zadáte do vyhledávání. Uvidíte, které zprávy by zachytilo.
• Opatrně s mazáním. Akci „smazat“ používejte jen u pošty, o kterou určitě nestojíte. Přesun do složky je bezpečnější, chybu snadno opravíte.

Kdy pravidla přestanou stačit

Pravidla jsou skvělá na předvídatelnou poštu. Jakmile ale schránka roste, narazíte na několik limitů:

• Noví odesílatelé. Pravidlo zná jen adresy a slova, která jste do něj napsali. Nový e-shop nebo nový dodavatel projde rovnou do doručené pošty.
• Údržba. Po roce máte desítky pravidel, které se navzájem přebíjejí, a nikdo neví, proč zpráva skončila tam, kde skončila.
• Každá služba zvlášť. Pravidla z Gmailu nepřenesete do Outlooku ani do Seznamu. Kdo má víc schránek, nastavuje vše několikrát.
• Slova v textu klamou. Slovo „odhlásit“ najdete i v osobní zprávě, která se zmiňuje o odhlášení z kurzu.
• Limity. Některé služby omezují počet nebo velikost pravidel, takže je nejde přidávat donekonečna.

V tu chvíli pomůže třídění, které se učí z toho, co děláte, místo toho, abyste každou výjimku psali ručně.

Jak to řeší InSortio

InSortio se připojí ke schránce přes IMAP, ať je to Gmail, Microsoft 365, Seznam nebo jiný poskytovatel, a třídí poštu přímo v ní. Bez jediného pravidla rozezná lidi, kterým píšete, od hromadné pošty a automatických oznámení. Lidé zůstanou v Doručené poště, newslettery jdou do Novinek a oznámení do Později.

Místo psaní pravidel stačí zprávu přesunout. Do pěti minut si InSortio odesílatele zapamatuje a jeho další poštu zařadí stejně, v každém poštovním programu i v telefonu. Pro případy, kdy adresa nestačí, má pravidla podle předmětu (třeba „Faktura *“ pro všechny dodavatele), podle domény a s vlastními podmínkami. Novou podmínku si můžete vyzkoušet na posledních zprávách a u každé zprávy uvidíte, proč skončila tam, kde je.

Časté otázky

Platí pravidla i pro poštu, která už ve schránce je?

Obvykle jen pro novou. Gmail i Outlook ale umí pravidlo jednorázově spustit i na stávající zprávy, stačí při vytváření zaškrtnout příslušnou volbu.

Proč moje pravidlo v Outlooku nefunguje v telefonu?

Nejspíš jde o pravidlo, které běží jen v aplikaci na počítači. Taková pravidla fungují, jen když je Outlook zapnutý. Zjednodušte podmínky a akce tak, aby je zvládl server.

Kolik pravidel je rozumné mít?

Co nejméně. Deset dobře pojmenovaných pravidel je lepší než padesát drobných. Jednou za čas je projděte a smažte ta, která už nezabírají.

Dají se filtry přenést z Gmailu do Outlooku?

Ne přímo. Gmail umí filtry exportovat jen pro jiný účet Gmailu. Do jiné služby je musíte nastavit znovu ručně.

Shrnutí

Pravidla a filtry jsou nejrychlejší způsob, jak automaticky třídit e-maily, které chodí pořád od stejných odesílatelů. Začněte pěti pravidly výš a podmínky stavte na adrese odesílatele.

Až vás údržba pravidel začne zdržovat, vyzkoušejte InSortio. Třídí podle toho, co ho naučíte přesunem zprávy, a funguje stejně ve všech vašich schránkách. Přehled všech možností najdete na stránce Funkce.